Zebranie zespołu: od rozmowy do konkretnych ustaleń

Zebranie zespołu może zacząć się od wielu ważnych spraw i skończyć poczuciem, że nadal nie wiadomo, od czego ruszyć. Ktoś przynosi notatki z zajęć, ktoś inny opisuje rozmowę z rodzicem, a kolejna osoba pyta o dokumenty. Warto dać tej rozmowie prosty porządek: najpierw wspólny cel, potem konkretne obserwacje, na końcu ustalenia. Poniżej proponujemy plan, który można dopasować do własnego zespołu.

1. Przed spotkaniem nazwijcie jeden cel

Zamiast zaproszenia „omówimy bieżące sprawy” zapiszcie, z czym chcecie wyjść ze spotkania. Na przykład: „ustalimy, jak organizujemy początek zajęć i kto przygotuje potrzebne materiały”. Taki cel pomaga oddzielić decyzje na dziś od tematów, które wymagają osobnej rozmowy.

Do zaproszenia wystarczy dołączyć trzy pytania: co chcemy omówić, jakie informacje są potrzebne i co chcemy ustalić. Niech każda osoba przygotuje kilka konkretnych obserwacji, zamiast odtwarzać z pamięci cały ostatni miesiąc. Wyznaczcie również osobę prowadzącą oraz osobę zapisującą ustalenia. Te dwie funkcje nie muszą należeć do jednej osoby.

2. Oddzielcie to, co zaobserwowane, od domysłów

Podczas rozmowy przydają się opisy sytuacji. Zdanie „uczeń nie chce współpracować” trudno przełożyć na wspólny plan. Łatwiej rozmawiać o tym, co wydarzyło się przed zadaniem, jak zadanie zostało przedstawione i co nastąpiło później. Jeśli czegoś nie wiemy, zapiszmy pytanie, zamiast uzupełniać lukę przypuszczeniem.

Można posłużyć się prostym przykładem organizacyjnym: „W poniedziałek materiały były rozdane przed wejściem grupy, a we wtorek szukaliśmy ich już po rozpoczęciu zajęć”. To opis, od którego da się przejść do decyzji o przygotowaniu sali. Nie jest oceną osoby prowadzącej. Zostawcie też czas na to, co już działa i warto zachować.

3. Wybierzcie kilka działań, które da się wykonać

Nie każda poruszona sprawa musi zakończyć się nowym zadaniem. Dobrze jest wybrać dwa lub trzy działania, które zespół rzeczywiście może podjąć. Pozostałe pomysły można odłożyć na osobną listę. Dzięki temu nie znikną, ale też nie zasłonią najbliższego kroku.

Dla każdego działania zapiszcie cztery rzeczy:

• Co robimy? Jedno konkretne zadanie.
• Kto się tym zajmuje? Osoba odpowiedzialna za doprowadzenie sprawy do końca.
• Do kiedy? Uzgodniony termin, który uwzględnia pozostałe obowiązki.
• Kiedy do tego wracamy? Moment, w którym sprawdzicie wykonanie i porozmawiacie o rezultacie.

Na przykład: „Do piątku przygotowujemy jedno miejsce na materiały do zajęć. Osoba prowadząca zbiera propozycje wyposażenia. Za dwa tygodnie sprawdzamy, czy korzystanie z tego miejsca jest wygodne”. Każdy może wtedy zobaczyć, co oznacza ustalenie w codziennej pracy.

4. Przeczytajcie ustalenia przed zakończeniem

Ostatnie kilka minut przeznaczcie na odczytanie notatki. To dobry moment, żeby sprawdzić, czy wszyscy tak samo rozumieją podział zadań. Pytanie „czy to jest realne do piątku?” bywa przydatniejsze niż ogólne „czy wszystko jasne?”. Jeśli zadanie jest zbyt duże, podzielcie je jeszcze podczas spotkania.

Ustalcie jedno miejsce przechowywania notatki, dostępne dla osób, które jej potrzebują. Zadbajcie o rozpoznawalną nazwę i datę. Kilka podobnych plików rozesłanych różnymi kanałami utrudnia później sprawdzenie, która wersja jest aktualna. W notatce umieszczajcie informacje potrzebne do uzgodnionego działania; nie musi ona być zapisem każdego zdania z rozmowy.

5. Następne spotkanie zacznijcie od powrotu do planu

Przed dodaniem kolejnych zadań sprawdźcie poprzednie: co zostało wykonane, co wymaga zmiany i gdzie potrzebna jest pomoc. Niewykonane działanie może oznaczać, że zabrakło czasu, materiałów albo jasnego podziału pracy. Warto ustalić przyczynę i poprawić plan, zamiast po prostu przepisywać ten sam punkt na następny tydzień.

Na początek możecie przetestować tylko jeden element tego porządku: kończyć każde zebranie trzema zdaniami „co robimy, kto i do kiedy”. Po kilku spotkaniach sami ocenicie, co ułatwia Wam współpracę, a co wymaga innego rozwiązania.